こんにちは！トモです。
これまで二回に渡って補助金申請の解説記事を書いてきました。
いよいよ今日は補助金を実際に申請するにあたり、IT導入補助金を例として実作業の流れを見ていきます！
さらに今回は超々特大プレゼントとして、自分が実務で利用しているIT導入補助金チェックシートを提供します！
・補助金申請の下準備
・IT導入補助金の申請に必要なものとは
・IT導入補助金の流れ
・【無料プレゼント】IT導入補助金チェックシート
Step1) 補助金申請の下準備
まずは補助金申請に必要となるIDの取得を行いましょう！
昔の補助金は紙申請が多かったのですが、現在ではほぼ電子申請となっています。
そしてこの電子申請をするにあたり必要となるのが、GビズID(プライム)です。
具体的な手続きをみていきましょう！
①実印作成と印鑑登録をする
GビズIDを申請するためには、以下の書類が必要です。
- 個人…印鑑登録証明書
- 法人…印鑑証明書
※既に実印を持っている方は印鑑登録証明書を取得して②へ進んでください！
※ここでは多くの方が個人事業主だと思うので、以下は個人をベースに説明を行います。
不動産の購入経験がある方を除き、ほとんどの方が実印を持っていないのではないでしょうか？
実印とは「市区町村の役所に登録した、公的に認められたハンコのこと」をいいます。
そのため今持っている銀行印などでも、登録さえすれば実印として利用はできるのですが、銀行印とは別に新規に実印を作成することを強く推奨します。
なぜなら実印は遺産相続や不動産取引などに使われる公的な印鑑であり、悪用されることを防ぐために日常で使う印鑑とは分けるべきであるからです。
実印は素材にもよりますが安ければ5000円程度で作成することができます。
実印が手元に届いたら地元の区役所、市役所などに行き申請をしましょう！
概ね以下のものが必要となります。
- 実印として登録する印鑑
- 本人確認書類（官公署発行の顔写真付身分証明書：パスポートや免許書など）
- 登録費用（およそ１００円〜３００円程度）
※行く前に必ず区役所などに必要書類を確認してください。
問題なければ即日受理されるので、同時に印鑑登録証明書も発行しましょう！
また、マイナンバーカードがあれば次回以降は印鑑登録証明書はコンビニで発行することができます。
②GビズID(プライム)を取得しよう！
続いてようやくGビズIDの取得になります。
細かい作業はこちらの資料に分かりやすく記載されているので、ここでは全体の流れのみを説明します。
- ①：申請ページからメールアドレスを登録する。
- ②：氏名、生年月日など必要事項をWEBページで入力する。
- ③：作成した申請書をダウンロードして印刷する。
- ④：印刷した申請書に必要事項の記入、実印を押印して取得した印鑑登録証明書と一緒に事務局に郵送する。
- ⑤：不備がなければ2週間程度でGビズIDが発行される。
※電子申請の手順なのにアナログなのが残念ですが、規定なのでやりましょう…！
Step2) IT導入補助金の確認と書類集め
①IT導入補助金の公募要領を確認しよう(申請対象か？スケジュールは？等)
では続いてGビズIDの発行を待っている間にIT導入補助金の制度の下調べを行いましょう！
前提として、最新の公募要領は必ず一度は目を通すようにしましょう！
IT導入補助金については以前の記事でも紹介しています。
改めて概要を記載すると以下の通りです。
- 個人事業主や中小企業が対象
- 補助金額は5~450万円、補助率は1/2、2/3、3/4
- 対象となるITツールはあらかじめ補助金制度として認定されているものである必要があり、ホームページから検索が可能
- 一度は納税している必要があるため開業または創業して一年未満は利用不可
ここで特に気を付けなければいけないのが4点目です。
まだ個人事業主として確定申告(納税)をしていないと申請できないため、確定申告がまだの場合は来年の3月頃以降に申請可能となります。
また、2023年7月現在では申請スケジュールは以下の通りです。
※一般的な通常枠を記載します。その他の枠についてはホームページをご確認ください。
※余談ですが例年12月頃まで公募が続くため、1~2回は募集があるかと思います。
| 申請期限 | 採択結果発表 | |
| ４次締切 | 2023年7月31日締め切り | 2023年9月12日発表 |
| ５次締切 | 2023年8月28日締め切り | 2023年10月12日発表 |
| ６次締切 | 2023年10月2日締め切り | 2023年11月6日発表 |
| ７次締切 | 2023年10月30日締め切り | 2023年12月4日発表 |
現在のスケジュールを考えると5次締切以降の申請が現実的かと思います。
②チェックシートを使い申請に必要な書類を集めよう
続いて必要な書類を集めましょう。
冒頭に記載したチェックシートを以下からダウンロードしてください。
必要な書類は上記ファイルの「01_必要書類チェックリスト」にすべて記載してあります。(※2023年7月現在)
また、書類ではありませんが以下２つの作業も必要なので、GビズIDが届いたらやってしまいしょう！
※こちらについては難しくない作業のため、やり方はリンク先をご確認ください。
Step3) 申請の実作業スタート！
さてここまで来たらやっと申請の実作業がスタートです！
一つずつ見ていきましょう！
①導入したいツールを検索しよう
IT導入補助金2023のホームページにアクセスします。
※今年はイレギュラーで8月から事務局が切り替わり、ホームページも変わるようです。ただし大きな流れは変わらないと予想されるため、現行の手順で説明します。
「中小企業・小規模事業者のみなさま」
→「IT導入支援事業者・ITツール検索」のリンクを押下
「IT導入支援事業者・ITツール検索はこちら」を押下
「シンプル検索」を選択
→ツール名に検索したいキーワードを入力(今回は労務管理)
→「検索」を押下
※エリア、カテゴリなどを検索条件としたい場合は詳細検索を選択してください。
このように検索結果が表示されるので、気になるツールについて機能・価格・利用条件などを見ていきましょう。
②ITベンダーに連絡して、ツールの説明を受ける
導入を本格検討するツールを決めたら、資料のダウンロードや必要に応じて面談を設定してもらうようにしましょう。
このとき皆様はお客様の立場です。そのため無理強いをしない範囲で、以下を聞いてみることをオススメします！
- 機能が分かりにくかったらデモを依頼する
- IT導入補助金を使う上で、申請サポートがないか確認する
- 高額なツールであれば値引きを打診してみる
安くはない買い物のため、自分が納得いくまで説明を受けることが重要です。
もし本当に必要なツールが見つからない場合、いったんは申請を見送るべきだと思います。
③ITベンダーにマイページ開設を依頼する
補助金を利用するツールが確定したらベンダーに補助金を申請する旨を伝えましょう。
おそらく先方は作業に慣れているため、スムーズに進めてくれると思います。
まずは申請マイページの開設という作業をITベンダーに依頼してください。
④必要項目をマイページから入力する(1回目)
先ほどと同様にIT導入補助金2023のホームページにアクセスします。
「中小企業・小規模事業者のみなさま」
→「申請マイページ」のリンクを押下
「GビズIDログイン」のボタンを押下
発行したGビズIDとパスワード入力して「ログイン」を押下
ITベンダーがマイページを開設してくれていると、一覧から申請したいツールのマイページが表示されています。
その後は画面に沿って各種必要事項を入力していってください！
必要事項は先ほどのプレゼント資料「【無料プレゼント】IT導入補助金チェックシート」内の「02_入力項目一覧」にすべて記載してあります。
そのため申請前にこちらのExcelを埋めて手元においておくと、入力作業がスムーズに進むと思います。
⑤必要項目をマイページから入力(2回目)して申請完了！
必要事項を入力完了すると、次はITベンダー側の入力作業になります。
ITベンダー側では労働生産性の改善について数字を入れる必要があるため、年間の労働時間・従業員数などが聞かれると思います。
※ITベンダーとの面談の際に聞かれるかもしれません。
ITベンダーの入力が完了すると再度入力作業が発生します。
ログインの方法などは前回と全く同じなので割愛しますが、画面に沿って必要事項をいれていきましょう。
そして最後までいけば無事に申請完了となります。お疲れ様でした！
Step4) 無事に採択されたらツール導入と実績報告
申請締め切りから概ね一か月後に採択結果が発表されます。
発表日はとてもそわそわしてしまいますが、これまでの傾向から大体17時頃に発表されることが多いため、17時まで待つようにしましょう。笑
①ITベンダーに発注、導入、支払をする
無事に採択されました！
まずは事業実施の手引きを確認して、全体の流れや注意点を確認しましょう。
特に気を付けるべきポイントだけ抜粋しておきます。
- 採択前(=交付決定)に発注をしてしまうと補助金の対象外となってしまうため、採択結果が出るまでは発注しないようにしましょう。
- 支払いは申請者の銀行口座から、振込で支払うようにしましょう。(例えば法人で申請する際に、社長個人の口座から支払うのはNG)
ITベンダーに発注をして、システムの導入を行うと同時に、後々必要となる書類についても確認しましょう。
先ほどの手引きによると必要書類は以下となっています。
| １．請求書（請求明細書） | 全事業者 |
| ２．支払証憑 | 全事業者 |
| ３. ソフトウェアの利用確認 | 全事業者 |
| ４．補助金受取口座情報 | 全事業者 |
| ５．ハードウェアの納品書 | ハードウェアを導入した場合のみ |
| ６．ハードウェアの写真 | ハードウェアを導入した場合のみ |
| ７．ECサイト制作の画面キャプチャ | ECサイト制作を導入した場合のみ |
| ８．契約書または利用申込書 | セキュリティ対策推進枠のみ |
今回は一般的なケースとして、1~4の書類を集める必要があると仮定します。
それぞれの書類の注意点としては、事業実施の手引きのP11～13を確認してください。
ただしITベンダー側は申請に慣れていれば、請求書などはあらかじめ問題ない書式で作成してくれると思われます。
②実績報告書、各種証拠書類の提出をする
システムの導入、支払が完了するといよいよ実績報告のフェーズです。
詳しい画面の説明は割愛しますが、今までの説明で登場した申請マイページから、実績報告のボタンを選ぶと必要書類をアップロードしていく画面が表示されます。
画面の指示に従い、すべての書類をアップロードすると実績報告が終了します。
③提出した書類に問題なければ補助金振込！！！
その後は事務局の審査を待ちましょう。
書類に不備があると修正の連絡が来るので、連絡が来たらなるべく早く対応するようにしましょう。
よくある不備としては以下が挙げられます。
- アップロードしている書類が要件を満たしていない。(例：請求書からITツール名が読み取れない)
→請求書をITベンダーに再発行してもらう必要があります。 - 書類が不鮮明で読み取れない。(例：補助金振込口座の通帳のスキャンデータが読めない)
→再度通帳を読める形でスキャンして再提出をしましょう。
いずれの場合も書類に不備があっても補助金が貰えなくなるわけではないので、落ち着いて迅速に対応するようにしましょう！
そしてすべての書類に不備がなければやっと補助金が入金されます。本当にお疲れ様でした！
【無料プレゼント】IT導入補助金チェックシート
文中にも記載しましたが、改めて無料プレゼントを再掲します。
三連休三日連続チャレンジの最終日、補助金申請の実手順を可能な限り分かりやすく解説しました。
補助金は使いこなすと本当に事業拡大に役立ちます。
今後も定期的に補助金のノウハウを発信するので楽しみにしていてくださいね！
